Aptitudes a Desarrollar en la Profesión
¿Qué son las aptitudes?
Antes de adentrarnos en las aptitudes de un auxiliar administrativo, nos parece importante explicar lo que son las aptitudes. El diccionario Oxford nos da las siguientes definiciones: "Capacidad de una persona o una cosa para realizar adecuadamente cierta actividad, función o servicio" sea innata o adquirida. Estas capacidades entran en lo que son las habilidades blandas, las cuales se refieren a las características que tiene una persona de manera intrínseca, pudiendo ser modificables con el tiempo.
En resumidas palabras, las aptitudes son las capacidades o habilidades blandas que tiene una persona para enfrentar una situación, por ejemplo: una persona que trabaje en servicio al cliente debe tener aptitudes de empatía, comunicación efectiva y manejo de sus emociones.
Aptitudes necesarias para el cumplimiento de sus labores
Por lo tanto, a fin de que el candidato o aspirante a este puesto de trabajo pueda cumplir con sus responsabilidades y el perfil del cargo, es importante que tenga desarrolladas una serie de habilidades blandas, las cuales le ayudarán a tener un buen rendimiento laboral.
Es conveniente que los asistentes administrativos cuenten con las siguientes habilidades competencias transversales:
Planificación y organización.
Trabajo en equipo.
Competencia digital.
Análisis numérico.
Comprensión y expresión escrita.
Comunicación oral positiva.
Orientación al cliente.
Conocimiento de lenguas extranjeras.
Entre las aptitudes de un auxiliar administrativo se incluyen las siguientes:
1.Escuchar activamente las indicaciones dadas por los superiores
El trabajo de un auxiliar es, básicamente, ayudar a su superior, por ello es imprescindible que dentro de las aptitudes de un auxiliar administrativo se encuentren aspectos como el ser atentos y detallistas.
2.Comprensión de lectura
Las aptitudes de comprensión, análisis y otras habilidades verbales administrativas son fundamentales. Recuerda que un administrador siempre está leyendo documentos que debe entender y analizar para llegar a ser su cometido con él.
3.Gestión humana y del tiempo para realización de tareas
Este puesto suele tener muchas actividades por hacer, por ello se busca a una persona con habilidades de gestión del tiempo y que sepa priorizar sus tareas.
4.Comunicación efectiva con los compañeros de trabajo y clientes
Aunque no es el líder, un auxiliar debe tener la capacidad de darse a explicar tanto con su jefe como con sus compañeros de trabajo. Sin duda, esto evitará problemas.
5.Escribir con coherencia los informes y memos que se requieran
Antes de dar empleos a los prospectos se llevan a cabo test psicotécnicos o pruebas psicotécnicas, que permiten conocer ciertas habilidades de la persona. Entre ellas la correcta y coherente escritura para desempeñar el cargo de la forma adecuada.
6.Pensamiento crítico
Aunque dentro de las aptitudes de un auxiliar administrativo no destaca el liderazgo, el pensamiento crítico se requiere para saber tomar decisiones correctamente.
7.Aptitud para escribir en inglés
La verdad no es un punto imprescindible, pero sin duda se valora a aquellos prospectos que sepan hablar y escribir un segundo idioma, como el inglés.
8.Aptitud para resolución de conflictos
En caso de presentarse un problema y no estar el encargado, el asistente administrativo debe hacerse cargo de resolver para continuar las actividades normales de la empresa.
9.Habilidad para clasificar, ordenar y sistematizar un archivo
Una de las habilidades que debe tener este profesional es saber clasificar y archivar los documentos de la empresa. La clasificación dependerá del sistema que la empresa emplee.
10.Relaciones interpersonales
En algunos casos, el auxiliar administrativo o auxiliar contable tiene que trabajar con otras personas. Es por ello que saber crear relaciones interpersonales es uno de las aptitudes de este profesional. En efecto, permite crear lazos de trabajo con sus compañeros.