Eficiencia y Eficacia
La Real Academia Española (RAE) maneja dos definiciones para esta palabra: La primera es la "capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado" y la segunda, "capacidad de lograr los resultados deseados con el mínimo posible de recursos".
La eficiencia en administración es cuando se alcanza un objetivo con la menor cantidad de recursos disponibles o el conseguir varios objetivos usando la misma cantidad de recursos.
Para mejorar este indicador, se pueden revisar e introducir cambios en los procesos de producción, organización, horarios, maquinaria, logística, embalaje, capacitación del personal, etc.
Ejemplos de eficacia y eficiencia en administración
Para clarificar los conceptos previamente expuestos y diferenciarlos correctamente se puede acudir a distintos ejemplos.
La eficacia se da cuando una empresa de galletas cumple con su objetivo de producir 2 millones de cajas de galletas al mes. La eficiencia se produce cuando esos 2 millones de cajas de galletas se produjeron con un 5 % menos de materias primas.
Estas ideas también están presentes en la administración pública. La eficacia se presenta cuando un municipio cumple con su meta de realizar 20 obras de pavimentación con el presupuesto anual asignado. La eficiencia es cuando se incrementa el número de pavimentaciones efectuadas, gracias a un mejor aprovechamiento de los recursos disponibles.
La eficacia y la eficiencia también sirven para medir el desempeño del personal. En ese sentido, un empleado cumplirá con los criterios de eficacia establecidos cuando atiende la cantidad de reportes que le han sido asignados durante un mes, y lo hará con eficiencia si concluye días antes de que termine el periodo previamente mencionado.
Beneficios de evaluar la eficacia y la eficiencia en administración
Analizar estos dos indicadores permite, entre otras cosas:
- Establecer correctamente los objetivos a alcanzar. Estos no pueden ser demasiado sencillos o imposibles de obtener.
- Evaluar el desempeño. Al conocer la eficacia y la eficiencia de un empleado, será posible tomar decisiones sobre su posible promoción, planes de promoción, la entrega de incentivos o los despidos.
- Incrementar la competitividad. Al entender dónde o cómo se puede mejorar, se pueden aplicar cambios para crear un mejor producto o servicio que harán que la empresa sea más atractiva en el mercado.
- Mejorar los resultados. Estos pueden tomar distintas formas, como reducción de costes, mejora de tiempos, aumento de la productividad, mayores ventas, etc.