Gestión del Tiempo
El tiempo es limitado. Sin importar cómo lo dividamos, solo hay 24 horas en un día, y es necesario saber gestionarlas si deseamos ser eficientes y productivos en nuestra vida laboral y sentirnos enérgicos y felices en lo personal, algo que aumenta nuestra calidad de vida.
La denominada gestión del tiempo hace referencia a la forma en que cada uno organiza y planifica cuánto tiempo invierte en actividades específicas. Pasar más horas en la empresa no significa ser más eficiente o productivo. Por ello, es fundamental una adecuada gestión del tiempo en el trabajo. Su importancia radica principalmente en que nos ayude en el día a día.
IDENTIFICACION DE PRIORIDADES
Como asistente administrativo, es posible que a menudo tenga que hacer malabarismos con varias tareas, proyectos y plazos al mismo tiempo. Esto puede ser un desafío, pero también gratificante si sabes cómo administrar tus prioridades de manera efectiva. En este artículo, compartiremos algunas de las mejores formas de planificar, organizar y ejecutar tu trabajo como asistente administrativo, y cómo comunicar tu progreso y expectativas a los demás.
1.Establece objetivos SMART
Uno de los primeros pasos para gestionar múltiples prioridades es establecer objetivos SMART para ti y tu trabajo. SMART son las siglas en inglés de Específico, Medible, Alcanzable, Relevante y Limitado en el Tiempo. Al definir sus objetivos con claridad, puede concentrarse en lo que es importante, realizar un seguimiento de su progreso y ajustar sus acciones si es necesario. También puedes utilizar los objetivos SMART para alinear tu trabajo con los objetivos de tu jefe y de tu organización, y para demostrar tu valor y tus logros.
2.Usar una matriz de prioridades
Otra forma de gestionar múltiples prioridades es utilizar una matriz de prioridades para ordenar las tareas según su urgencia e importancia. Una matriz de prioridades es una herramienta sencilla que divide tus tareas en cuatro cuadrantes: urgentes e importantes, importantes pero no urgentes, urgentes pero no importantes, y ni urgentes ni importantes. Mediante el uso de una matriz de prioridades, puede identificar qué tareas necesitan su atención inmediata, cuáles puede programar para más adelante, cuáles puede delegar o subcontratar, y cuáles puede eliminar o minimizar.
3.Crea una lista de tareas diarias
Una lista diaria de tareas pendientes es una herramienta útil para organizar tu trabajo y mantenerte al día con tus prioridades. Puede crear una lista de tareas pendientes al comienzo de cada día, o la noche anterior, y enumerar todas las tareas que necesita completar, junto con sus plazos y tiempo estimado. También puede priorizar las tareas mediante la matriz de prioridades o mediante un sistema de clasificación sencillo, como A para prioridad alta, B para prioridad media y C para prioridad baja. Luego, puede abordar sus tareas en orden de prioridad y marcarlas a medida que las completa.
4.Usa un calendario y una agenda
Un calendario y un planificador son herramientas esenciales para gestionar tu tiempo y tus prioridades como asistente administrativo. Puede usar un calendario para programar sus citas, reuniones, eventos y plazos, y para bloquear el tiempo para sus tareas y proyectos. También puedes usar un planificador para dividir tus tareas y proyectos en pasos más pequeños y asignarlos a fechas y horas específicas. Al usar un calendario y un planificador, puede planificar con anticipación, evitar conflictos y superposiciones, y administrar su carga de trabajo de manera más eficiente.
5.Comunicate de manera efectiva
La comunicación es una habilidad clave para cualquier asistente administrativo, especialmente cuando se trata de gestionar múltiples prioridades. Necesitas comunicarte de manera efectiva con tu gerente, tus colegas, tus clientes y otras partes interesadas, para asegurarte de que entiendes sus necesidades y expectativas, y que ellos entienden las tuyas. También debe comunicar su progreso, sus desafíos y sus comentarios, y pedir ayuda o aclaraciones cuando sea necesario. Al comunicarse de manera efectiva, puede evitar malentendidos, retrasos y errores, y generar confianza y relación con los demás.
6.Revisar y evaluar
Por último, una de las mejores maneras de gestionar múltiples prioridades es revisar y evaluar tu trabajo con regularidad. Puedes hacerlo al final de cada día, semana o mes, según tus preferencias y objetivos. Puedes revisar tu lista de tareas pendientes, tu calendario y tu planificador, y ver lo que has logrado, lo que te has perdido y lo que puedes mejorar. También puede evaluar sus objetivos, sus prioridades y sus métodos, y ver si siguen siendo relevantes, realistas y efectivos. Al revisar y evaluar tu trabajo, puedes celebrar tus éxitos, aprender de tus errores y ajustar tus estrategias para el futuro.
TIEMPO MUERTO
el término «tiempos muertos» se refiere a un período durante el cual se produce una parada. Durante esa parada, el proceso productivo se detiene y parece estar «muerto».
Hay varias causas por las que se pueden producir tiempos muertos: una línea de producción mal diseñada, daños en las máquinas, distribución con retrasos, unidades defectuosas, órdenes de trabajo mal gestionadas, o falta de comunicación entre los distintos actores.
La consecuencia es una disminución de la productividad, descenso de las ganancias y, en último término, el fracaso de la empresa.
Pero no hay necesidad de llegar hasta ahí, estableciendo un sistema correcto de detección y corrección de tiempos muertos.
¿Qué son los tiempos muertos en un proceso productivo?
En cualquier proceso productivo, el tiempo es un recurso valioso. Cada segundo cuenta, y cualquier retraso o interrupción puede tener un impacto significativo en la eficiencia y la rentabilidad. Aquí es donde entran en juego los tiempos muertos.
Los tiempos muertos se refieren a los períodos durante los cuales un sistema de producción está inactivo. Es decir, se producen paradas de producción durante las cuales la cadena se detiene y, lógicamente, no produce y empiezan a generarse pérdidas.
Estas paradas de producción pueden ser causadas por una variedad de factores:
- fallos de maquinaria,
- cambios en el proceso productivo
- reposición de materiales,
- problemas con los proveedores,
- ineficiencias en la cadena de suministro, etc.
Independientemente de la causa, los tiempos muertos representan una pérdida de productividad que va a tener un impacto negativo en los resultados de una empresa.
La gestión de los tiempos muertos es, por lo tanto, de vital importancia. Al identificar y abordar las causas de estas paradas, las empresas pueden mejorar su eficiencia, aumentar su productividad y, en última instancia, mejorar su rentabilidad.
SOLUCION DEL TIEMPO MUERTO:
Primer paso: identificación del 20% de las causas que generan el 80% de los tiempos muertos
Es necesario recopilar y analizar datos sobre las paradas de producción para identificar las causas más comunes de los tiempos muertos.
Por ejemplo, se puede descubrir que una máquina específica se avería con frecuencia, o que ciertos procesos son ineficientes y causan retrasos. Identificar los cuellos de botella en la producción es básico para ponerles remedio.
Paso 2: Estrategias para abordar el 20% de causas que provocan paradas
Reducir ese 20% tan significativo puede implicar la implementación de mejoras en los procesos, la inversión en nuevo equipamiento o la formación del personal para mejorar sus habilidades.