Profesionalidad Del Trabajo Del Asistente Administrativo
¿Qué es un asistente administrativo?
Un especialista en apoyo administrativo brinda asesoría y ayuda en diferentes áreas de una empresa, con habilidades en planificación, organización y manejo de herramientas tecnológicas. Su labor es vital para el funcionamiento de distintos departamentos, controlando aspectos financieros, comerciales, publicitarios y de recursos humanos. Por lo general, estos profesionales tienen una maestría en dirección financiera, lo que los capacita para desempeñar un rol crucial en la empresa.
Tipos de auxiliares administrativos
Debido a que puedes desenvolverte en distintas áreas de gestión laboral trabajando como especialista en apoyo administrativo, tu labor puede ser clasificada en los siguientes tipos:
Asistente administrativo general
Un asistente administrativo general es responsable de las gestiones logísticas y administrativas de una empresa, atendiendo llamadas, organizando reuniones y recibiendo informes diarios sobre el rendimiento de cada departamento. Es una profesión que requiere mucha preparación y es altamente demandada en todo el mundo, pudiendo ganar entre $900,000 y $1,300,000 pesos al mes en Colombia equivalente a unos $290 dólares estadounidenses. Con un título profesional en esta área, se puede trabajar en empresas comerciales, sanitarias o tecnológicas.
Asistente ejecutivo
Un especialista en asistencia ejecutiva trabaja directamente con el cuerpo ejecutivo de una empresa, interviniendo en asuntos administrativos y financieros. Su objetivo principal es facilitar el cumplimiento de las tareas de dirección empresarial al eliminar obstáculos logísticos, como la inasistencia de empleados o la desorganización de horarios. Su trabajo consiste en mantener la eficiencia y productividad de la empresa.
Asistente contable
El asistente contable es fundamental en una empresa, se encarga de administrar el capital, controlar los recursos monetarios y resguardar las reservas financieras. También debe transferir fondos a los departamentos que lo requieran y organizar ingresos de actividades comerciales internacionales, manejando diferentes divisas y formas de pago como criptomonedas y pagos virtuales. Es un rol clave en el departamento financiero, ya que su gestión impacta directamente en la salud financiera de la empresa.
Importancia del asistente administrativo
La asistencia administrativa es fundamental para el funcionamiento de una empresa, abarcando la planificación, organización, dirección y control de las actividades. El asistente administrativo desempeña un papel clave en la organización al ser la cara visible y la mano derecha de la empresa. Es vital comprender su rol para el éxito de cualquier organización.
Objetivos
- Dar a conocer las funciones específicas de un asistente administrativo.
- Conocer la importancia del rol de asistente administrativo en la organización.
- Identificar la necesidad de un asistente administrativo dentro de la organización.
- Atención a clientes personalizada y telefónicamente.
- Brindar la información telefónica requerida por clientes.
- Manejo de caja menor.
- Estar pendiente de los gastos autorizados por Gerencia.
- Manejo de suministros de oficina y cafetería.
- Elaboración de cartas y memorandos.
- Asistencia directa de gerencias.
- Coordinación de la agenda de viajes.
- Coordinación de compras solicitadas por Gerencia.
- Control de recepción y envió de fax.
- Recepción y envió de correspondencia externa e interna.
- Administrar las bases de datos a responsabilidad.
- Solicitar cotizaciones a proveedores de acuerdo a los requerimientos de la oficina.
- Apoyo al Gerente General en lo que requiera.
- Coordinación de actividades sociales de la empresa.
- Disponibilidad de realizar cualquier actividad requerida por el jefe inmediato.
- Manejo y actualización de la agenda telefónica de la oficina.
- Coordinación de la agenda general de la oficina (reuniones, citas, eventos, etc).
- Gestión de documenta.